Datenschutzerklärung

Speechwerk ist ein KI-Diktat-Werkzeug für den DACH-Markt und auf Datenschutz ausgelegt. Drei Grundsätze gelten ausnahmslos:

• EU-only: Hosting, Transkription, Text-Bereinigung und Datenbank laufen ausschließlich auf EU-Servern — auch die Server-Funktionen der Anwendung selbst rechnen fest in Frankfurt.
• Kein Audio gespeichert: Ihre Sprachaufnahme wird nur im Stream verarbeitet und verlässt die EU nie — sie wird zu keinem Zeitpunkt dauerhaft abgelegt.
• Kein Diktat-Text auf unseren Servern: Weder das Roh-Transkript noch der bereinigte Text werden bei uns gespeichert — es gibt dafür keine Tabelle und keine Spalte. Dasselbe gilt für Text, den Sie in der Browser-Erweiterung markieren und bereinigen oder umwandeln lassen — und ebenso für Text, den Sie dafür in der Desktop-App in einer anderen Mac-Anwendung markieren (siehe Abschnitt 4). Der Verlauf Ihrer letzten Diktate bleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät (im Browser-Tab bzw. im Arbeitsspeicher der Desktop-App) und wird beim Schließen des Tabs bzw. Beenden der App sowie beim Abmelden gelöscht (siehe Abschnitt 9).
• Ihre eigenen Angaben sind die Ausnahme: Freiwillig hinterlegte Textblöcke wie Ihre Signatur und ein freiwillig hinterlegtes Profilbild speichern wir dauerhaft, bis Sie sie löschen — das sind von Ihnen selbst hinterlegte Angaben, kein Diktat-Ergebnis (siehe Abschnitt 3).

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Art. 4 Nr. 7) für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

E-Mail: datenschutz@speechwerk.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Die folgende Übersicht zeigt, welche Daten zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welcher Speicherung verarbeitet werden:

In „Mein Vokabular" können Sie eigene Textbausteine anlegen — von Ihnen frei formulierte Textblöcke (zum Beispiel Ihre Signatur mit Name, Telefonnummer und Anschrift), die Sie beim Diktieren per Sprachkommando abrufen. Anders als Ihr Diktat-Text (siehe Abschnitt 4) handelt es sich dabei um von Ihnen selbst verfasste Konfiguration, keine Diktat-Ausgabe — wir speichern sie deshalb dauerhaft bei Supabase (Frankfurt), damit sie bei jedem Diktat zur Verfügung stehen.

Beim Diktieren wird der Inhalt eines Textbausteins nicht an unseren Bereinigungsdienstleister (Mistral) übermittelt: Er wird serverseitig unverändert in Ihr Ergebnis eingesetzt, nachdem die KI-Bereinigung abgeschlossen ist. Sie sehen, bearbeiten und löschen Ihre Textbausteine jederzeit selbst in „Mein Vokabular"; bei Löschung Ihres Kontos werden alle Ihre Textbausteine automatisch mitgelöscht.

Profilbild. In Ihrem Profil können Sie freiwillig ein Bild hinterlegen, das anschließend an die Stelle Ihrer Initialen tritt. Hinterlegen Sie keines, speichern wir auch keines — dann zeigt Speechwerk weiterhin nur Ihre Initialen. Ein hinterlegtes Bild liegt als Datensatz in unserer Datenbank bei Supabase (Frankfurt) — ausdrücklich nicht in einem separaten Datei-Speicher — und ist ausschließlich über Ihr eigenes, angemeldetes Konto abrufbar.

Der Zuschnitt findet bereits in Ihrem Browser statt: Das Bild wird dort neu kodiert, wodurch Aufnahme-Metadaten (EXIF) — einschließlich etwaiger GPS-Koordinaten — verloren gehen und unsere Server nie erreichen. Ein Bild, das solche Metadaten dennoch enthielte, weisen wir serverseitig zurück. Sie können das Bild jederzeit selbst ersetzen oder entfernen; mit Ihrem Konto wird es in jedem Fall mitgelöscht — unabhängig davon, auf welchem Weg Sie die Löschung veranlassen.

Wenn Sie den Aufnahme-Button halten, öffnet Ihr Browser eine direkte, verschlüsselte Verbindung zu unserem Transkriptionsdienstleister in der EU. Das Audio fließt Browser → Deepgram-EU und berührt unsere Server zu keinem Zeitpunkt; es wird ausschließlich im Stream verarbeitet und nie gespeichert.

Sobald Sie den Aufnahme-Button anvisieren (Mauszeiger darüber oder Tastatur-Fokus), bereiten wir die verschlüsselte Verbindung zum Transkriptionsdienst (Deepgram-EU) bereits vor, damit das erste Wort beim Drücken schneller erscheint. Ihr Mikrofon wird dabei nicht aktiviert — Mikrofon-Zugriff und Audio-Übertragung beginnen ausschließlich, sobald Sie den Button tatsächlich drücken.

Das entstehende Transkript wird zur branchengerechten Bereinigung an unseren LLM-Dienstleister in der EU gesendet (Server → Mistral-EU) und unmittelbar danach an Ihren Browser zurückgegeben. Roh- und bereinigter Text werden dabei nicht in einer Datenbank, einem Datei-Speicher oder einem Protokoll abgelegt. Es gibt in unserem System keine Tabelle und keine Spalte, die Diktat-Text speichert.

Auf Ihrem Gerät wird der Verlauf Ihrer letzten Diktate vorgehalten — im Browser, solange der Tab geöffnet ist, in der Desktop-App, solange die App läuft (siehe Abschnitt 9).

Markierter Text aus der Browser-Erweiterung. Mit der Browser-Erweiterung können Sie Text, den Sie auf einer beliebigen Webseite markiert haben, sprachlich bereinigen oder in ein Zielformat umwandeln lassen — ohne zu diktieren. Nur wenn Sie dafür die Bereinigung oder ein Zielformat anklicken, wird genau der markierte Text an unseren Server und von dort an unseren LLM-Dienstleister in der EU (Mistral-EU) gesendet und das Ergebnis unmittelbar an Ihren Browser zurückgegeben. Es wird nichts an uns übertragen, solange Sie nur markieren.

Für diesen Text gelten dieselben Zusagen wie für Ihr Diktat: Er wird weder in einer Datenbank noch in einem Datei-Speicher oder einem Protokoll abgelegt, und er fließt nicht in Ihren Diktat-Verlauf ein. Ausgelesen wird ausschließlich aus mehrzeiligen Textquellen — aus einzeiligen Eingabefeldern, wie sie für Passwörter, TANs oder Kartennummern verwendet werden, liest die Erweiterung grundsätzlich nicht.

Markierter Text aus der Desktop-App. Dieselbe Funktion bietet die Desktop-App für macOS, dort aber nicht nur auf Webseiten: Sie können Text, den Sie in einer beliebigen Mac-Anwendung markiert haben — etwa in einem Mail-Programm, einer Notiz oder einem Editor —, sprachlich bereinigen oder in ein Zielformat bringen lassen, ohne zu diktieren. Gelesen wird die Markierung über die Bedienungshilfen-Schnittstelle von macOS (Accessibility), die Sie der App dafür in den Systemeinstellungen erlaubt haben müssen — und ausschließlich in dem Moment, in dem Sie die Bereinigung oder ein Zielformat anklicken. Zusätzlich zu dieser Systemberechtigung muss die Funktion in den Einstellungen der Desktop-App ausdrücklich eingeschaltet sein: Der Schalter „Markierten Text aus anderen Programmen" ist ab Werk ausgeschaltet und bleibt es auch nach einem Update. Ist er aus, unterbleibt jede Abfrage der Bedienungshilfen — die App fragt dann gar nicht erst, ob und was markiert ist. Solange Sie nur markieren, wird nichts gelesen und nichts an uns übertragen.

Auch hier ist die Quelle die Grenze, und sie ist als Positivliste gebaut: Gelesen wird ausschließlich aus mehrzeiligen Textfeldern. Jede andere Art von Bedienelement — insbesondere die einzeiligen Felder, in die Passwörter, TANs oder Kartennummern eingegeben werden — wird gar nicht erst ausgelesen; die App prüft die Art des Feldes, bevor sie überhaupt nach Text fragt. Für diesen Text gelten dieselben Zusagen wie für Ihr Diktat: Er geht an unseren Server in Frankfurt und von dort an unseren LLM-Dienstleister in der EU (Mistral-EU), wird weder in einer Datenbank noch in einem Datei-Speicher oder einem Protokoll abgelegt und fließt nicht in Ihren Diktat-Verlauf ein.

Bitte beachten Sie: Was Sie markieren, bestimmen Sie. Enthält der markierte Text personenbezogene Daten Dritter — etwa die Mitschrift einer Kollegin oder ein Kundenvorgang —, werden auch diese für die Dauer der Bereinigung bzw. Umwandlung verarbeitet. Markieren Sie daher nur Inhalte, für deren Weitergabe an einen Auftragsverarbeiter Sie berechtigt sind.

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein. Die Verarbeitung findet ausnahmslos auf EU-Servern statt; wo die Vertragspartnerin ihren Sitz außerhalb der EU hat, ist ein etwaiger Zugriff zusätzlich durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert:

• Vercel — Hosting, Auslieferung und Anwendungs-Compute: Vercel betreibt die Web-Anwendung und führt unsere Server-Funktionen aus. Die Rechen-Region ist fest auf Frankfurt (fra1) gepinnt; Diktat-Text wird dort ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert. Vertragspartnerin ist die Vercel Inc. (USA); ein etwaiger Zugriff von dort — etwa im Support-Fall — erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
• Deepgram — Echtzeit-Transkription über den gepinnten EU-Endpunkt api.eu.deepgram.com; verarbeitet den flüchtigen Audio-Stream, speichert ihn nicht.
• Mistral AI (Paris) — LLM-Textbereinigung und Format-Umwandlung über api.mistral.ai; verarbeitet den flüchtigen Diktat-Text sowie markierten Text aus Browser-Erweiterung und Desktop-App — diesen sowohl zur Bereinigung als auch zur Umwandlung —, speichert beides nicht.
• Supabase (Frankfurt, AWS eu-central-1) — Authentifizierung und Datenbank (Konto samt optionalem Profilbild, aggregierte Nutzungszähler, AVV-Annahmen); ein Profilbild liegt dabei als Datensatz in der Datenbank, nicht in einem separaten Datei-Speicher.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) — Zahlungsabwicklung und Rechnungen; erhält ausschließlich Abrechnungsdaten, nie Audio oder Diktat-Text.

Eine fortlaufend gepflegte Liste der Sub-Auftragsverarbeiter mit Zweck, Sitz und Datenkategorie finden Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Hosting und Anwendungs-Compute (Vercel, Rechen-Region Frankfurt (fra1)), Transkription (Deepgram-EU), Text-Bereinigung (Mistral, Paris) und Datenbank (Supabase, Frankfurt) finden innerhalb der EU statt.

Zwei unserer Vertragspartnerinnen haben ihren Sitz außerhalb der EU: die Vercel Inc. (USA) und — für die Zahlungsabwicklung — die Stripe-Gruppe. Ein etwaiger Zugriff aus einem Drittland, etwa im Support-Fall, erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework; bei Stripe ist er zusätzlich auf Abrechnungsdaten beschränkt.

Audio und Diktat-Text werden zu keinem Zeitpunkt in ein Drittland übermittelt. Vollständigkeitshalber: Der Anfragen-Verteiler, der jeden Aufruf vor der Verarbeitung auf seine Zulässigkeit prüft (Anmeldestatus, Zugriffsrechte), läuft technisch bedingt in allen Regionen weltweit. Er wertet ausschließlich Sitzungs- und Adressdaten aus; den Inhalt einer Anfrage — und damit Diktat-Text — liest er nicht.

Audio und Diktat-Text werden auf unseren Servern nicht gespeichert (siehe Abschnitt 4). Der Verlauf Ihrer letzten Diktate wird ausschließlich auf Ihrem Gerät gehalten — im Browser im Zwischenspeicher des Tabs, in der Desktop-App im Arbeitsspeicher — und spätestens beim Schließen des Tabs bzw. Beenden der App oder beim Abmelden gelöscht (siehe Abschnitt 9). Eigene Textbausteine speichern wir dauerhaft, bis Sie sie einzeln löschen oder Ihr Konto löschen (siehe Abschnitt 3). Konto-Daten speichern wir bis zur Löschung Ihres Kontos. Ein hinterlegtes Profilbild ist Teil dieser Konto-Daten: Es liegt als Datensatz in derselben Datenbank und wird mit dem Konto gelöscht — unabhängig davon, auf welchem Weg Sie die Löschung veranlassen (siehe Abschnitt 3). Aggregierte Nutzungszähler bestehen pro Abrechnungswoche. Zusätzlich führen wir je Kalendertag ein aggregiertes Aktivitäts-Log (Datum, Anzahl bereinigter Diktate und Wörter sowie Anzahl der Aufrufe mit markiertem Text — kein Diktat-Inhalt). Es dient der Statistik-Ansicht und der Durchsetzung eines Tageskontingents für Aufrufe mit markiertem Text; wir löschen es nach rund 371 Tagen automatisch und vollständig. Abrechnungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB, bis zu 10 Jahre). AVV-Annahmen bewahren wir als unveränderlichen Nachweis für die Dauer des Vertragsverhältnisses auf.

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit / Export (Art. 20)
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21)

Zur Ausübung dieser Rechte — insbesondere Auskunft, Löschung und Export — genügt eine formlose E-Mail an datenschutz@speechwerk.de. Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77).

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung erforderlich sind (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking, keine Reichweitenanalyse und kein Marketing statt; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Damit Sie Ihre letzten Ergebnisse nachlesen und kopieren können — etwa nach einem versehentlichen Neuladen — hält Speechwerk einen Verlauf Ihrer letzten 20 Diktate auf Ihrem Gerät vor (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG — technisch erforderlich für die von Ihnen angeforderte Funktion). Gespeichert werden der bereinigte Text, der Zeitpunkt, die Wortzahl und die gewählte Persona. Wo dieser Verlauf liegt und was darüber hinaus gilt, hängt davon ab, ob Sie Speechwerk im Browser oder als Desktop-App nutzen:

Im Browser liegt der Verlauf im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage) und ist an den einzelnen Browser-Tab gebunden. Zusätzlich wird hier die Dauer des Diktats gespeichert. Ist die KI-Bereinigung vorübergehend nicht verfügbar, erhalten Sie das unbereinigte Roh-Transkript als Ergebnis (im Verlauf als „Unbereinigt" gekennzeichnet) — dann ist dieses der gespeicherte Text.

In der Desktop-App liegt der Verlauf ausschließlich im Arbeitsspeicher der laufenden App — nicht in einer Datei und nicht in einer Datenbank. Er speichert keine Dauer.

Dieser Verlauf verlässt Ihr Gerät nicht — er wird zu keinem Zeitpunkt an uns übertragen und liegt auf keinem Server. Er wird gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen bzw. die App beenden, sich abmelden oder auf „Verlauf leeren" klicken; er wird nicht zwischen Tabs oder Geräten geteilt. Bitte beachten Sie: Enthält ein Diktat einen von Ihnen hinterlegten Textbaustein (etwa eine Signatur mit Telefonnummer), ist dieser Teil des Textes und damit auch Teil des Verlaufs, solange dieser besteht.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-Textbereinigung ist ein vom Nutzer ausgelöstes Hilfsmittel und entfaltet keine rechtliche Wirkung Ihnen gegenüber.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.